Prometheus Informatics

E-Hour voor Van Gansewinkel Overheidsdiensten

Om het aantal verschillende applicaties te reduceren, een hogere ROI te behalen en processen verder te uniformeren, koos Van Gansewinkel Overheidsdiensten (VGO) voor...

Om het aantal verschillende applicaties te reduceren, een hogere ROI te behalen en processen verder te uniformeren, koos Van Gansewinkel Overheidsdiensten (VGO) voor de implementatie van de applicatie E-Hour. De specialist in huishoudelijk afval nam de bewezen oplossing door Prometheus afgelopen januari in gebruik.

Leslie Hendriks, projectmanager bij Prometheus: “E-Hour biedt een volledige urenregistratie, - correctie  en - verwerking voor zowel rijdend als niet-rijdend personeel. Nadat de urenregistraties van de boordcomputer uitgelezen zijn, wordt deze data direct gekoppeld aan enerzijds de stamgegevens van personeel en anderzijds de geldende CAO’s en bedrijfsregels. Laatstgenoemde worden dankzij het systeem uniform toegepast. De koppeling van E-Hour met AfvalRIS zorgt vervolgens dat uren van ‘niet-boordcomputer diensten’ vanuit de planning ingelezen en aangevuld worden met gegevens over verlof en verzuim. Zo is in E-Hour een volledig overzicht van de verschillende uren beschikbaar. Al deze data wordt na de CAO-verwerking gebundeld doorgezet naar het salarisadministratieprogramma, waar de uiteindelijke verloning plaatsvindt.”

Cornel van de Kolk (L) en Leslie Hendriks (R)

Meetbaarheid
De verwerking van variabele looncomponenten gaat zo sneller, eenvoudiger en is minder foutgevoelig. Cornel van de Kolk, Application Services Consultant bij VGO: “Waar we eerst nog overwerklijsten vanuit Excel of een PDF naar de payroll doorzetten, leveren we nu de digitale bestanden aan. We hoeven niet langer alle gegevens handmatig in te kloppen.” Het geheel aan resultaten wordt maandelijks gemakkelijk geëxporteerd: een betrouwbare bron voor rapportage. Hendriks: “Uiteraard blijft het te allen tijde mogelijk om als gebruiker binnen de toegestane kaders in te grijpen en waar nodig aanpassingen in data en verwerking te doen.”

Werking
Bij de inzet van E-Hour wordt gebruik gemaakt van het zogenaamde Management by Exception- principe. Pas wanneer de resultaten buiten de vooraf gezamenlijk gedefinieerde normen vallen, gaat er een seintje uit naar de beheerders van het systeem voor een extra controle. Hendriks: “Waar het proces voorheen bestond uit handmatig gegevens invoeren, is de focus nu verschoven naar controleren en waar nodig aanvullen. De krenten uit de pap halen, als het ware.” Het uitvoeren van de controles en bijstellen van die controles is een continu proces. “Wanneer de beheerder een afwijking ziet in een werksoort, is het mogelijk tijdelijk daar de focus op te leggen”.

Keuze voor oplossing Prometheus
Van de Kolk: “Behalve de mogelijkheden van de applicatie was voor ons de combinatie van snelheid van levering, kosten en de kennis doorslaggevend in de keuze voor E-Hour. Zeker de kennis met betrekking tot het inrichten van CAO’s zagen we niet in deze mate bij andere leveranciers terug, Prometheus is daar gewoon heel sterk in.”

Implementatie
Sinds begin dit jaar is E-Hour operationeel in gebruik genomen bij Van Gansewinkel VGO. De vestigingen werden één voor één aangehaakt op het nieuwe systeem, waardoor het werkproces minimale hinder ondervond. De oplossing sluit naadloos aan op de infrastructuur van Van Gansewinkel Groep, waardoor het in de toekomst ook breder uit te rollen is en zo de processen verder te uniformeren.

Resultaten 

In april zijn het projecten en de voorlopige resultaten aan de directie van VGO gepresenteerd. Zo zijn er aanzienlijke besparingen behaald; niet alleen op het financiële vlak maar ook op kwaliteit van de gegevens en effectieve inzet van personeel.

Enkele hoogtepunten uit het rapport zijn:  

* Een verbeterde inzicht in het werkproces, bijv. door de uitsplitsing in uren van chauffeur en bijrijder

* Nauwkeurigere gegevens, zonder afronding en uitvulling van uren met daardoor een significante daling
* Verbeterde aansluiting op de cao-regels. Sneller beschikken over het geheel van data waardoor loonbetaling sneller plaatsvind (vooral voor uitzendkrachten prettig)
* Eerlijke toekenning van toeslagen
* Onderhoud en beheer van de software door Prometheus als leverancier
* Gewaarborgde continuïteit door het kunnen terugvallen op Prometheus als key user wanneer nodig

Samenwerking in de toekomst
Van de Kolk: “Voor beide partijen was het een grote klus waar veel tijd en werk in is gaan zitten, maar we hebben de streefdatum gehaald en het resultaat mag er zijn. Ook de medewerkers zijn erg tevreden.” Hendriks: “De afronding van dit project betekent uiteraard niet het einde van onze samenwerking in deze vorm. Ook in de komende maanden blijven we in contact om de geldende CAO’s en bedrijfsregels up to date te houden binnen het systeem en het proces te optimaliseren. Zo kan de klant gebruik maken van onze kennis en leren wij weer van de klant!”