Prometheus Informatics

Koppeling tussen AFAS en E-Hour in backoffice Renewi Commercial B.V.

In de backoffice van Renewi Commercial B.V. (voorheen Shanks Nederland B.V.) zijn AFAS Payroll en E-Hour per mei volledig met elkaar geïntegreerd. Gegevens tussen de systemen worden voortaan real-time met elkaar uitgewisseld.

In de backoffice van Renewi Commercial B.V. (voorheen Shanks Nederland B.V.) zijn AFAS Payroll en E-Hour per mei volledig met elkaar geïntegreerd. Gegevens tussen de systemen worden voortaan real-time met elkaar uitgewisseld.

Financial- en procesconsultant Tobi Brus werd in 2016 bij Renewi ingevlogen voor een project op het gebied van Employee Self Service & Management. Tobi: “Na een succesvolle implementatie van de Employee en Management Portal van AFAS software binnen de verschillende entiteiten van Renewi Commercial, wilden we nog meer rendement uit het systeem en proces halen. Daarbij waren 3 zaken het uitgangspunt: het vergemakkelijken van de gebruikerskant, de datakwaliteit borgen en de control- en beheersituatie optimaliseren. Een directe koppeling tussen AFAS en E-Hour zou de variabele verloningsprocessen op alle fronten helpen.”

Implementatie
De gefaseerde koppeling tussen de systemen begon in januari van dit jaar. In mei werd de koppeling afgerond, met de livegang van de uploadconnector vanuit E-Hour. Dankzij die uploadconnector worden voortaan de personeel gerelateerde gegevens van AFAS naar E-Hour, het verloningssysteem van Prometheus Informatics gestuurd, maar worden ook de variabele looncomponenten geautomatiseerd in AFAS geladen.

Procesoptimalisatie
Tobi: “Binnen Renewi Commercial wordt data van zo’n 1.400 medewerkers verwerkt. Doordat de systemen nu rechtstreeks met elkaar communiceren wordt voor 600 operationele medewerkers als chauffeurs het proces van verloning geoptimaliseerd, en kunnen we ook de datakwaliteit borgen.”

Leslie Hendriks, projectleider binnen Prometheus vult aan: “Dat levert ook een flinke tijdsbesparing op wanneer bijvoorbeeld een nieuwe chauffeur in het systeem aangemeld wordt. Zijn of haar gegevens zijn direct gekoppeld aan E-Hour, waardoor zij binnen enkele minuten gebruik kunnen maken van alle functionaliteiten, waaronder ook de boordcomputer in het voertuig. De data is gewoonweg veel sneller beschikbaar dan wanneer dit eerst door een persoon verwerkt moet worden. Daarnaast is de kans op fouten door handmatige verwerking nihil.”

Winst
De automatische koppeling levert op verschillende vlakken winst op. Tobi: “Als ik een grove schatting moet maken, besparen we op jaarbasis zo’n 400 manuren. Dat zijn uren die anders besteed zouden worden aan het invoeren of corrigeren van gegevens die dankzij deze koppeling automatisch óf in minder handelingen gedaan kunnen worden. Dat is natuurlijk mooi meegenomen, maar wat veel belangrijker is, is dat de datakwaliteit geborgd wordt en je de verloningen zo tot op de cent nauwkeurig en op tijd organiseert.”

Prettig partnership
Tobi: “Gedurende dit traject was ik als projectleider de schakel tussen Renewi Commercial, AFAS en Prometheus. Prometheus is niet alleen technisch bekwaam, maar ook in staat de vertaalslag naar de praktijk te maken. Dat is fijn. Daarnaast kunnen we snel schakelen, het is geen kwestie van ‘alleen op vaste tijden bereikbaar’. De samenwerking voelt echt als een partnership, en daar houd ik van.”